2014年3月2日 星期日

專案管理實務

不收信,誰的錯?

「又來了!」凱樂氣炸了,在辦公室裡大聲抱怨著。

「明明我早就把變更項目mail 給大家,並請大家於會議前將意見表回傳給我彙整,他每次都不看,開會時才說不知道、沒收到!還好這次有寄件備份當證據,不然又變我的錯?」

凱樂是有潛力的年輕人,負責特殊產品行銷案。但幾次專案會議下來,她受夠了跟這些專案成員的溝通。

「要不要喝紅茶?」路過的馬克遞上了一杯紅茶,淡定地說。

「..。」凱樂接過紅茶,啜了一口。「謝謝,真羨慕你的專案好像都不用面對這些鳥事。」

「一定會遇到的呀,但重點是接下來要如何處理。」馬克是出色的專案經理,曾參與很多特別的專案。

「怎麼處理?就.叫大家一定要看mail、一定要回呀。難不成要我去求他們嗎?」

馬克笑了笑,搖搖頭。

「不然咧?列罰則?我可不想當壞人!更何況,我哪來的權限?」

馬克從手中的資料夾,翻出一份資料,遞給凱樂,並說:「這叫做『溝通管理計畫書』,是專案管理計畫書的一部分。它記載了每位專案成員的『資訊需求』與『溝通方法』等資訊。」

「這看起來像通訊錄。」凱樂疑惑地看著。

「哈!不太一樣。溝通管理計畫書,是要與專案成員一同討論的,目的是為了讓適當的資訊,在適當的時間,以適當的方法,傳遞給適當的人。

專案成員不常看mail,通常有兩種可能;其一是我們把所有資訊傳給了所有人..。」馬克還沒說完,凱樂就急著發問:「可是資訊不是要透明嗎?」

「這是不同的概念。不透明是指:他該知道我們卻沒有讓他知道。而我指的是:若我們塞了過多資訊給大家,反而會造成他們遺漏重要訊息。」馬克解釋著。

「所以他們可能不知道那封『意見表』應該要優先處理?」

「是有這種可能。第二種,也許是用錯了溝通方法。」馬克指著溝通管理計畫書說:「仔細看,不是所有狀況、所有人的溝通方法都是寄e-mail 喔。面對不同習慣的人,我們要額外採用不同的方法。」

「我看到了,有的人是打分機,有的人是傳簡訊,有的人是貼便利貼,有的人則不介意打手機。哇!還有人在不同時段給了不同的方法耶!」

「因為每個人的習慣都不同呀!若專案成員不常或不方便收e-mail,或他一開始自認e-mail 是最佳溝通方式,但後來常發生沒有看的狀況,這時就該換方法。」馬克做了總結:「因此,一旦發生溝通失效,我們應先審視與修正溝通管理計畫書,確認是否有將對的訊息給了對的人、是否用對了溝通方法。」

「嗯,好像是這樣沒錯..。」凱樂深思了一會:「我現在最大的問題是:我連溝通管理計畫書都沒有!」

「哈.那就快去做一份吧!」馬克收回了資料,並提醒著:「如果你後來覺得它不管用,可能是溝通管理計畫書寫的太簡陋或不切實際;如果哪天你確定用不到它,表示你已能掌握所有專案成員的溝通習慣。」

凱樂如獲至寶,隨手拿了紙筆問:「馬克,你的最佳溝通方法是?如果我有專案管理的問題要問你的話..。


永光化學 總經理室 黃世承

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